Select Page

Webinar organiseren doe je zo!

Alle blogs, Leadgeneratie, Videomarketing

Gepubliceerd op: 02.13.2021
De afgelopen jaren had je waarschijnlijk een aantal beurzen, events of congressen in je agenda staan, dit jaar is het wel even anders. Alles is gecanceld en om die reden zijn veel mensen op zoek naar een andere oplossing. Want hoe kom je nu met je klant of prospect in contact? Om deze reden zie […] Lees verder

De afgelopen jaren had je waarschijnlijk een aantal beurzen, events of congressen in je agenda staan, dit jaar is het wel even anders. Alles is gecanceld en om die reden zijn veel mensen op zoek naar een andere oplossing. Want hoe kom je nu met je klant of prospect in contact?

Om deze reden zie je de online events en webinars als paddenstoelen uit de grond schieten. Als je wil, kan je de komende maanden je volledige werkweek vol plannen met deze events.

In die jungle van events moet ieder bedrijf nu zijn eigen plekje claimen.

Hoe organiseer je een webinar en hoe zorg je dat mensen ook daadwerkelijk gaan inschrijven en uiteindelijk ook je webinar volgen? Ik geef je hieronder een aantal tips voor het organiseren van een webinar.

  1. Webinar Tools
  2. Testen van je webinar
  3. Webinar moderator die vragen kan beantwoorden tijdens het webinar
  4. Uitnodigen en reminder sturen aan de deelnemers van je webinar
  5. Deel de informatie van je digitale evenement

Webinar tools

Voordat je gaat beginnen met het organiseren van een webinar is het belangrijk dat je eerst eens goed kijkt naar welke tooling je hiervoor het beste kan gebruiken. Er zijn ontzettend veel verschillende tools die je kunnen helpen bij het opzetten van een webinar. En wat wij gemerkt hebben is dat ook de kosten voor de webinar tooling sterk uit elkaar lopen.

Met name de hoeveelheid mensen die je wilt aantrekken naar je webinar speelt vaak een grote rol in de prijs van de webinar tooling. Maar ook de vraag of je interactie met ze wilt en of je de data die je verzamelt over je bezoekers later nog terug kan zien.

Wij gebruikten de afgelopen maanden vaak Webinargeek. Een simpele en goedkope tool die je in een handomdraai een webinar op laat zetten met je eigen bedrijfs look en feel.

Voorbeeld Webinargeek, een simpele en goedkope tool voor webinars

Testen van je webinar

Wanneer je de tool hebt gevonden is het noodzaak om eens goed te testen. Vaak hebben de tools testperiodes en kan je kijken of hij voldoet aan je eisen en of je er goed mee overweg kan. Daarnaast is testen om nog een reden belangrijk. Zo is het voor een spreker echt iets heel anders of hij voor een zaal met mensen staat, waar hij reacties kan zien en horen of dat hij ineens in een camera staat te praten met stilte om zich heen.

Hetzelfde geldt voor degene die de webinar bekijken. Veel bedrijven kiezen ervoor om enkel een presentatie te laten zien. Maar de kijker mist daarmee de interactie en de lichaamstaal van een spreker. Wij raden dus aan om te zorgen voor een gezonde mix tussen het laten zien van de spreker en het tonen van een presentatie. Daarnaast kan interactie ook helpen om de sleur te doorbreken. Vraag tussendoor eens een mening van mensen door middel van een pooltje.

Een klant van ons besloot voordat zij de echte webinar hielden eerst eens het eigen personeel uit te nodigen. Zo konden ze zien hoe de webinar ervaren werd voordat ze het voor klanten hielden.

Webinar moderator die vragen kan beantwoorden tijdens het webinar

Naast een spreker of meerdere sprekers is het aan te raden om een moderator neer te zetten. Hiermee bedoelen we iemand die tussendoor eventueel via de chat vragen kan beantwoorden of deze door kan zetten naar de sprekers. Dit is om twee redenen.

De eerste is dat het voor een spreker lastig is om steeds te lezen wat er in een chat gezegd wordt. De moderator kan hier vragen uit halen en ze rechtstreeks aan de spreker stellen. Daarnaast kan een moderator ook kleine problemen oplossen. Bijvoorbeeld als iemand problemen heeft met het beeld of geluid. Zo hoeft niet de hele presentatie onderbroken te worden omdat 1 persoon even niets kan zien of horen.

Hieronder een screenshot van hoe de moderator rechts in beeld het gesprek met de deelnemers managed.

Uitnodigen en reminder sturen aan de deelnemers van je webinar

Wanneer je de voorgaande punten doorlopen hebt, is het natuurlijk ook van belang dat je bezoek trekt naar je webinar. Bedenk goed via welke kanalen je dit het beste kan doen. Wanneer het om bijvoorbeeld bestaande klanten gaat, kan je ze een mooie uitnodiging sturen. Maar wanneer je nieuwe klanten wilt trekken zal je toch breder moeten gaan zoeken. Wij gebruikten voor onze B to B klanten de afgelopen maanden voornamelijk Linkedin.

We zien daarbij ook dat het goed werkt als de sprekers in hun eigen netwerk ook een aantal dingen over dit event plaatsen. Ook zou je ervoor kunnen kiezen om de websitebezoekers van de afgelopen paar maanden te targeten met een advertentie.

Probeer vooraf ook te bedenken hoeveel mensen je graag bij je webinar wil ontvangen. En ga er daarnaast vanuit dat mensen zich voor een digitaal event gemakkelijker inschrijven omdat niemand kan zien of ze daadwerkelijk komen of niet. Wij zagen bij onze events dat gemiddeld een derde afhaakt of ervoor kiest om de webinar later terug te kijken.

Daarom nog een belangrijke tip voor een webinar, zorg dat mensen een reminder krijgen van je event. De meeste tools bieden aan dat ze bij een inschrijving ook direct een afspraak in iemands agenda zetten. Maak hier gebruik van iemand ziet dat er een afspraak is gemaakt. Zorg er daarnaast voor dat je ook een dag van tevoren en een uur van tevoren nog een reminder toestuurt.

Hieronder een visueel voorbeeld van hoe een reminder email eruit ziet binnen Webinargeek.

Deel de informatie van je digitale evenement

Is je webinar achter de rug?

Dan ben je nog niet klaar.

Het voordeel van een digitaal evenement is dat je ze kan opnemen. En dus ook kan gebruiken voor andere uitingen in de toekomst. Maak de presentatie beschikbaar op je website en deel hem via social media of Youtube. Maar ga er slim mee om. Vraag mensen die de webinar willen bekijken om een naam en e-mailadres. Zo gebruik je de nieuw gemaakte content ook om nieuwe leads te ontvangen, die je vervolgens weer waardevolle informatie kunt toesturen over een nieuw soortgelijk webinar of online/offline evenement.

Check voor je de video gaat delen wel altijd even of hij nog iets aangepast moet worden. Bijvoorbeeld omdat er tussendoor iets misliep of omdat er nog informatie ontbreekt.

Deze aangepaste video kun je vervolgens ook nog als naslagwerk toesturen naar de mensen die de webinar wel gevolgd hebben.

Nog steeds gestressed?

Maak je niet te druk, momenteel is iedereen nog aan het zoeken en leren dus mocht er toch onverhoopt iets fout gaan tijdens je (live) event, benoem het dan en vraag of mensen even rustig willen wachten.

Het komt uiteindelijk allemaal goed.

Wil je meer informatie over dit onderwerp?

Laat het ons gerust even weten. Helpen je graag verder!

085 27 30 700

📩 info@forwardmarketing.nl

Meer van deze auteur:Els Dekker

JIJ HEBT DOELEN, WIJ OMARMEN DEZE!

Als resultaat gedreven full service online marketing bureau helpt Forward marketing jou proactief. Jij hebt doelen en wij ondersteunen je door middel van een doordachte strategie om deze te behalen… We helpen jou om kansen te ontdekken en er efficiënt gebruik van te maken.
Profiteer ook van onze onderscheidende, resultaatgerichte, meedenkende, adviserende en uitvoerende werkwijze.

Gratis SEO tips! Schrijf je nu in op onze maillijst